Наше решение по автоматизации организационно-распорядительного и внутреннего документооборота организации основано на использовании собственного типового решения – Conteq DocSpace, разработанного на платформе SharePoint и включающего базовые решения основных задач документооборота.

Все решения используют общие принципы и механизмы:

• Возможность создания и настройки  составных процессов пользователями системы посредством определения последовательности простых этапов: рецензирования,  доработки, согласования, утверждения или рассылки
• Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов для каждого этапа
• Возможность делегирования задач на каждом этапе прохождения документа
• Функции управления содержимым (извлечение/возврат, управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.)
• Возможность создания документов по шаблонам видов документов. Автоматизированное заполнение содержимого документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников
• Возможность создания составных документов, имеющих регистрационную карточку и содержащих другие документы со своими  наборами атрибутов
• Возможность определения связей между документами
• Поддержка политик хранения документов
• История работы с документом
• Возможность шифрования содержимого документов
• Интеграция с внешними системами для обмена данными
• Поиск документов по атрибутам и содержимому
• Общая рабочая среда, возможность использования информационных и коммуникационных компонент портала для взаимодействия участников процессов.

 

Единицей хранения в Системе является регистрационная карточка (далее РК) документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки (РКК). Содержащая исчерпывающие сведения о документе, она хранится в общем хранилище в соответствии с типом и состоянием документа.

Функциональные возможности Системы поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на типы. Каждый тип документа регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других типов правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов.

Для каждого типа документов определяется произвольное количество видов документов, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Например, для типа «Внутренние» можно определить виды Приказы, Распоряжения, Инструкции и т.д. С каждым видом документа связан определенный шаблон файла.

Деление на виды определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а перечень видов и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике видов документов, доступном для редактирования администратору Системы.

РК разных типов документов содержат разный набор реквизитов. Состав реквизитов документов также определяется действующими российскими нормативными документами или регламентом организации.

С каждым типом и/или видом сопоставлен определенный бизнес-процесс обработки, согласования и исполнения документа.

Управление внутренними документами

Данный модуль позволяет автоматизировать работу с различными видами внутренних документов организации, такими, например, как распорядительные документы, приказы, распоряжения, а так же докладные и служебные записки.

Работа с организационно-распорядительной документацией подразумевает:

• Создание проекта документа;
• Составление списка согласующих лиц;
• Автоматическая передача проекта документа по маршруту согласования;
• Ввод отметки о согласовании   документа;
• Ввод замечаний к проекту документа;
• Автоматическая передача на доработку проекта документа и замечаний;
• Утверждение документа;
• Регистрация утвержденного документа;
• Рассылка документа;
• Исполнение документа;
• Передача документа в архив.

Управление внешними документами

Данный модуль позволяет организовать работу с входящей корреспонденцией, регистрацию, рассмотрение, исполнение и рассылку исходящих документов. Модуль работает совместно с модулем «Управление внутренними документами».

Автоматизируются следующие функции работы с документами:

• Ввод входящего документа;
• Регистрация входящего документа;
• Передача входящего документа в архив;
• Рассмотрение входящего документа и наложение резолюции;
• Передача документа и резолюции на исполнение;
• Создание проекта исходящего документа, связывание исходящего документа с входящим;
• Составление списка согласующих лиц;
• Автоматическая передача проекта документа по маршруту согласования;
• Ввод отметки о согласовании и утверждении документа;
• Ввод замечаний к проекту документа;
• Автоматическая передача на доработку проекта исходящего документа и замечаний;
• Регистрация исходящего документа;
• Рассылка документа;
• Передача исходящего документа в архив.