Компонент «Управление внутренними заявками» позволяет интегрировать в среду SharePoint функционал создания, согласования, исполнения и контроля исполнения внутренних заявок организации. Относится к категории офисных бизнес-приложений.

Используйте компонент "Управление внутренними заявками" в Вашем корпоративном портале!

Возможности компонента:

• Создание любых типов заявок с произвольным набором атрибутов
• Конфигурация шаблона процесса прохождения заявок: определение необходимости согласования или утверждения, определение параллельной или последовательной схемы согласования
• Возможность делегирования задач на всех этапах прохождения заявки
• Возможность отслеживания статуса и сроков исполнения заявок
• Инструментальная панель управления заявками
• Веб-часть "Мои заявки" для отслеживания состояний личных заявок
• Уведомление инициатора на всех этапах прохождения заявки
• История прохождения заявки, включающая дату, участников и комментарии
• Возможность прикрепления к заявке файлов на всех этапах прохождения
• Возможность выгрузки в Microsoft Excel для формирования отчетности по выполнению заявок

Определение шаблонов внутренних заявок

Заявки создаются на основе доступных шаблонов заявок, которые определяются Администратором заявок и содержаться в библиотеке шаблонов. Администратор может создавать произвольное количество шаблонов заявок.

В шаблоне заявки определяются правила для процесса, допустимые участники согласования, ответственные исполнители и оперативные исполнители заявок.

Этапы прохождения внутренних заявок

Процесс прохождения заявки состоит из четырех этапов:

Создание заявки. Инициатор создает заявку на основе списка типов заявок, который определяется набором шаблонов заявок. После сохранения заявки формируются задачи для каждого участника согласования и отправляются уведомления по электронной почте.

Согласование заявки. В зависимости от настроек шаблона, возможно параллельное, либо последовательное согласование несколькими участниками. Так же, в шаблоне настраивается правило согласования: все, хотя бы один, определенное количество участников. После этапа согласование процесс либо останавливается и инициатору отправляется уведомление с комментариями участников, либо переходит в следующий этап.

Рассмотрение заявки, принятие решения и назначение исполнителя. Заявка поступает в назначенную в шаблоне службу. Ответственный исполнитель рассматривает поступившую заявку и либо принимает, либо отклоняет ее с указанием причины отказа. Если ответственный исполнитель принимает заявку, то он указывает оперативного исполнителя и планируемую дату исполнения заявки. Для оперативного исполнителя формируется задача и отправляется уведомление по электронной почте.

Исполнение заявки. Оперативный исполнитель получает задачу по заявке. По исполнению фиксируется дата и инициатору отправляется уведомление об исполнение заявки.

Преимущества для бизнеса

• Быстрое внедрение, установка и настройка занимает несколько минут
• Упрощение процесса обращений, увеличение скорости исполнения заявок, уменьшение риска приостановки работы из-за несвоевременного исполнения заявок
• Отслеживание и прогнозирование загрузки исполняющего персонала
• Расширяемость, возможность использования модуля при разработке внутренних решений организации