Conteq DocSpace - Документооборот для SharePoint 2010

Наше коробочное решение для SharePoint 2010 Conteq DocSpace позволяет автоматизировать на платформе SharePoint документооборот и делопроизводство (любые документоориентированные процессы и workflow) и создавать системы управления документооборотом с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия SharePoint. Например, с использованием Conteq DocSpace можно быстро автоматизировать процессы предприятия:

  • Управление договорами (договорной документооборот);
  • Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);
  • Регистрация входящих и исходящих документов;
  • Управление технической, конструкторской, проектной документацией;
  • Управление заявками;
  • Электронные архивы

в масштабах всей организации или отдельных групп и подразделений, оптимизировать процессы документооборота: создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов.

Conteq DocSpace интегрирован с инструментом графического моделирования бизнес-процессов Nintex Workflow, который позволяет создавать сложные интеграционные процессы в простой для использования графической среде.

Conteq DocSpace предоставляет общие принципы и механизмы:

  • Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;
  • Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;
  • Возможность делегирования задач;
  • Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.;
  • Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;
  • Определение направленных связей между документами;
  • Полный аудит и история работы с документом;
  • Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;
  • Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;
  • Интеграция с внешними системами для обмена данными;
  • Поиск документов по атрибутам и содержимому;
  • Общая рабочая среда, возможность использования информационных и коммуникационных компонент SharePoint 2010 для взаимодействия участников процессов.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Основные принципы электронного документооборота:

* Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

* Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

* Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

* Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

* Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

* Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Что такое sharepoint - это платформа Microsoft для создания среды взаимодействия и совместной работы сотрудников малых и крупных организаций. SharePoint обладает богатым функционалом, позволяющим реализовывать на этой платформе различные бизнес решения такие как: корпоративные порталы, электронный документооборот, CRM, проектный офис и многие другие.