Решение для детских магазинов Кораблик

 

О компании

Сеть магазинов Кораблик берет свой отчет с 1999 года, когда был открыт первый магазин. В достаточно короткое время удачный формат магазинов завоевал популярность среди молодых родителей, позволил магазинам обрести известность на рынке детских товаров.

Сейчас сеть насчитывает более 40 магазинов, распределенных по Москве и пригородам, обеспечивая семьи с детьми до 7 лет детскими товарами. Товары сети Кораблик можно приобрести непосредственно в самих магазинах сети и через Интернет.

Ситуация

В компании внедрена и успешно используется  учетная система KORUS|Retail на базе Microsoft Dynamics AX. Однако, ввиду территориальной распределенности магазинов и офисов компании, «Кораблику» был необходим дополнительный инструмент, который позволил бы создать единое информационное пространство для взаимодействия сотрудников, Персонал в магазинах был информационно оторван от центрального офиса, а в качестве инструмента обмена данными и распространения информации использовалась только электронная почта, что снижало оперативность деятельности и создавало большое количество рутинных операций.

Перед IT отделом сети магазинов Кораблик была поставлена задача – выбрать и внедрить информационную систему, объединяющую всех сотрудников территориально распределенной компании. Предстояло создать среду взаимодействия для 200 человек в центральном офисе, а так же для сотрудников 40 магазинов, по 5-6 человек в каждом, и в перспективе имеющей возможность функционировать при  увеличении количества магазинов до 100.

Информационная система должна была выполнять функции распространения информации, сведения воедино новостей и календарей мероприятий магазинов и офиса, обмена мнениями, документами и организации совместной работы, автоматизировать рабочие процессы.

Процесс поставки товаров является наиболее критичным для бизнеса торговой сети. Хотя все операции планирования и учета ведутся в ERP системе Microsoft Dynamics Ax, операция сверки фактически поставленного товара с параметрами заказа занимала слишком много времени. Заявки на поставку товаров в магазины сначала заводятся в ERP систему компании – Microsoft Dynamics Ax, а отметка о фактической поставке в системе ставится только после получения и проверки центральным офисом первичных подтверждающих документов (акты, накладные, счета-фактуры). Первичные документы в магазинах сканировались, прикреплялись к электронному письму и отправлялись на выделенный адрес. В центральном офисе почтовый ящик последовательно разбирался отделом контроля, который делал отметки в ERP системе о фактически поставленном товаре и удалял письмо. При этом никакой истории не сохранялось, и последовательность обработки писем была произвольной.

Решение

Базовой платформой для создания корпоративного портала компании был выбран Microsoft SharePoint Server. Генподрядчиком проекта выступила компания  «КОРУС Консалтинг».

Функциональные возможности Microsoft SharePoint Server полностью отвечали требованиям к платформе организации взаимодействия. Основу решения составил коробочный продукт – пакет согласованных компонент для SharePoint созданный петербургской компанией Контек «Conteq Intranet Portal».

Conteq Intranet Portal – пакет согласованных компонент, позволяющий быстро развернуть корпоративный портал организации на базе SharePoint. Conteq Intranet Portal включает в себя типовую структуру навигации, которую можно быстро и просто изменить и настроить в соответствии с конкретными задачами.

С использованием Conteq Intranet Portal были созданы разделы Компания, Сотрудники, Подразделения, Магазины, Наша жизнь и Заявки.

Для автоматизации процесса обработки первичной документации был создан специальный компонент SharePoint. Компонент реализует процессы сбора и обработки первичных документов, структурированного хранения, поиска и регламентированного доступа к ним со следующими ключевыми возможностями:

  • Создание иерархической структуры хранения любого уровня вложенности
  • Создание электронного документа – заполнение регистрационной карточки; присоединение электронного образа документа посредством сканирования оригинала
  • Создание комплекта документов (составной документ), имеющего свою регистрационную карточку и содержащего другие  документы со своими  наборами атрибутов на основании данных в ERP системе Microsoft Dynamics Ax
  • Функции управления содержимым (конкурентный доступ, управление версиями, восстановление после удаления)
  • Контроль доступа, позволяющего назначать права доступа ролевым группам к документам, возможность определения доступа на уровне отдельных документов и пользователей
  • Возможность самостоятельной подписки на оповещения о  добавлении / изменении/ удалении документов в архиве
  • Настройка персонализированных и общих представлений списков документов с использованием фильтров и группировки
  • Поиск по атрибутам документов и полнотекстовый поиск по содержимому документов
  • Поддержка аудита событий – настройка отслеживания таких событий, как просмотр, изменение, извлечение/возврат, удаление/восстановление документов

Для непосредственного сканирования документов со стекла сканера прямо в библиотеку SharePoint был применен компонент Scanner Plug-in for SharePoint израильской компании Websio Information Solutions.

Результат

Корпоративный портал сети магазинов Кораблик объединил сотрудников компании. Теперь сотрудники центрального офиса и  40 территориально распределенных магазинов получили доступ не только к официальной информации, но и возможность обмениваться фотографиями, объявлениями, событиями – жить в рамках единой успешной компании.

Автоматизация процесса обработки первичных документов гарантировала четкое соблюдение правил работы, исключить потери и пропуски документов, увеличить скорость внесения данных в ERP систему и повысить эффективность работы всей сети магазинов.