Архив проектно-конструкторской документации

Компания: проектный институт

Отрасль: профессиональные услуги

Решение: Архив документации

Институт специализируется на проектировании объектов по переработке нефти. В настоящее время в институте работают 450 специалистов. Проектирование объектов в институте ведется на самом высочайшем уровне с использование систем автоматизированного проектирования 3D.

Институт выполняет работы по разработке проектной и рабочей документации в соответствии с жесткими требованиями отраслевых стандартов к объему и качеству выпускаемой документации.

Разработанная специалистами института документация является основным результатом работ по выполняемым проектам, а безопасное структурированное хранение документации с одновременным оперативным доступом к ней сотрудников является ключевым требованием к общей организации работ в институте.

Одновременно в институте выполняются работы более чем по 10 проектам и возникает необходимость в хранении, согласовании и оперативном контроле более чем за 1000 комплектов документации по каждому проекту.

Руководство института уделяет особое внимание применению современных информационных технологий в организации работ, как значительному конкурентному преимуществу. Перед отделом автоматизации производства была поставлена задача создать решение, которое позволило бы автоматизировать процессы организации хранения, поиска и оперативного контроля проектной документации.

После тщательного изучения современных технологий обеспечения совместной работы с документами в качестве платформы создания решения был выбран Microsoft SharePoint Server.

Для создания решения на платформе SharePoint была приглашена компания Conteq.

Решение на платформе SharePoint создавалось с использованием готового коробочного продукта для автоматизации документооборота и создания электронных архивов Conteq DocSpace, которое обеспечило основные функции работы с электронными документами:

  • управления содержимым (извлечение/возврат, управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.);
  • создания документов по шаблонам видов документов. Автоматизированное заполнение содержимого документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;
  • создания составных документов, имеющих регистрационную карточку и содержащих другие документы со своими  наборами атрибутов;
  • определения связей между документами;
  • поддержка политик хранения документов;
  • история работы с документом;
  • поиск документов по атрибутам и содержимому.

Специалисты компании Conteq провели работы по развертыванию и настройке решения Conteq DocSpace.

С каждым проектом ассоциирован свой проектный узел, который автоматически создается при создании нового проекта пользователем и содержит:

  • сведения о проекте;
  • списки участников проекта;
  • проектную документацию;
  • другие типы проектной информации: оповещения, контакты, задачи, календари проекта и вопросы.

Структура проектных узлов линейная и представлена плоским списком проектов. На проектном узле документы размещаются в библиотеке документов, которая имеет регламентированную структуру хранения соответствующую стадиям проекта, разделам проекта и маркам комплектов документов. При создании нового проектного узла автоматически создается структура библиотеки проектной документации по шаблону, который содержит все стадии и разделы проекта в соответствии со справочниками стадий и разделов.

Определены типы документов: Задание, Дополнение к заданию, Изменение к заданию, Марка комплекта и Накладная. Для каждого типа документа определен набор атрибутов и регистрационная карточка.

При заведении нового документа в систему заполняется регистрационная карточка соответствующего типа. Атрибуты документа заполняются вручную, автоматически или справочными значениями.

Система формирует отчетность по производственной деятельности в различных разрезах:

  • Общее количество зарегистрированных документов по выбранным проектам  за указанный временной интервал и атрибутам проекта.
  • Общее количество зарегистрированных документов в выбранный временной интервал с указанием исполнителя, времени регистрации и атрибутов проекта (состава проекта).
  • Общее количество зарегистрированных документов в выбранный временной интервал в рамках выбранного типа и вида с указанием исполнителей, времени регистрации и атрибутов проекта (состава проекта).
  • Общее количество зарегистрированных документов в выбранном подразделении (секторе) за указанный временной интервал с учетом состава проекта.
  • Общее количество документов в выбранной марке.

Результатом проекта стало повышение эффективности производственной деятельности института, выраженное в увеличении скорости доступа к разрабатываемой проектной и рабочей документации, упорядоченном хранении документов и оперативном контроле качества документации.

В системе учета и регистрации проектных документов работают все сотрудники института. Более 500 специалистов института каждый месяц в системе регистрируют более 500 проектных документов. Система стала одним из основных производственных инструментов, наряду с системами автоматизированного проектирования.